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業務文書管理システム GREEN-DOC

GREEN-DOCについての詳しい資料は以下PDFファイルをご覧ください。

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概要

  • インターネット経由でどこからでも利用できるWeb文書管理
  • 日本型組織に適応したきめ細かな権限設定とセキュリティ管理
  • 社内と社外の関係者が権限に応じて相互に情報共有可能
  • クラウド対応で、即日、どこからでも利用可能
green-doc概要

用途

業務文書の関係者間での共有と更新の管理、再利用の促進、文書を介したコラボレーションの支援

  • 作成した文書を社内外の関係者と共有
  • 文書の更新や再利用を特定の人や組織に許可
  • 必要な文書を多用な手段で検索して閲覧・印刷

機能

文書と利用者の双方を管理。その間の多様な権限関係を定義し運用

  1. 文書管理
    登録・取り出し、階層フォルダ、タグ設定、ビューア表示
  2. 利用者管理
    登録、所属組織、保有資格、文書に関する各種権限
  3. 文書・利用者、検索
    名称・日時・タグ検索、文書検索(全文検索)
  4. 権限管理
    組織・資格・グループ・個人毎に閲覧・再利用・更新等の権限設定
  5. コラボレーション
    作業依頼管理、文書公開承認

特徴1 初めての人でも、すぐに使える「誘導型インターフェース」

メッセージに従って操作すれば、使用目的を達成できます。

熟練者や管理者向けには、操作性の高い「統合画面」を用意

一つの画面から全ての機能が使えます。

特徴2 日本型組織運営に適応した利用者権限管理

  • 階層型組織(事業部/部/課等を設定可)
  • 利用者資格(役員/部長/課長/正社員/派遣社員等を設定可)
  • チーム(組織と並行して、任意の所属チームを設定可)
権限管理
数十人~数千人規模の組織まで対応可能

特徴3 クラウドから社内サーバーまで多様な運用形態に対応

  1. 社内サーバー
    社内に設置したサーバーに文書を蓄積
  2. プライベート・クラウド
    データセンターに設置した自社専用サーバーに文書を蓄積
  3. パブリック・クラウド
    AZUREやAWSなどのクラウドサーバーに文書を蓄積

パブリック・クラウドは運用コストは一番低いが、重要文書を社外のクラウドに置きたくない場合は、プライベートクラウド、あるいは、社内サーバーで構築できます。

特徴4 絞り込み型全文検索による目的文書検索

  • 指定の文字列を含む文書をその出現頻度順に表示
  • さらに、その結果に対して、別の文字列で絞り込み検索が可能
  • 検出された文字列は、文字テキスト表示画面でハイライト表示
    ->目的の文書を確実に検索可能

特徴5 一つのシステムで多言語に対応

  • 利用者各人毎に、利用言語を設定可能。日英中に標準対応
  • その他の言語も、テーブルの追加で対応可能

導入効果

  1. 常に自分が見るべき最新の文書情報を入手。情報の遅れを防止
    • 自分が見る権限のある文書が登録あるいは更新されるとメールに通知が来る
    • 前回のアクセス時点からあとに更新された文書を一覧で見ることが出来る
  2. 文書のメール添付を無くすことによるセキュリティの向上
    • 社内外の関係者にメール添付することなく権限に応じた文書情報開示が可能
  3. 個人のパソコン内に蓄積された文書をサーバーに集めて全社共有
    • 個人管理の情報を吸い上げ、共有化できるものを関係者で共有
    • 個人のみの文書も、一元管理することで、セキュリティを確保
  4. 強力な文書検索機能で、再利用頻度が高まり、業務を効率化
    • 類似の文書を書庫から簡単に検索できるため、重複した文書の再作成が抑制され、文書作成業務全般の効率化が図れる

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